Cómo Integrar Términos de Referencia para Proyectos de Consultoría en Ecoturismo

¿Te toca redactar los términos de referencia para los proyectos de consultoría en tu área natural protegida? ¿Tienes que integrar términos de referencia para buscar a un equipo de trabajo para un proyecto de capacitación? ¿Integras propuestas para proyectos que son descritos por medio de términos de referencia?

 

¿Qué son los términos de referencia?

La mayoría de los proyectos de capacitación, asesoría o capacitación que gestionas (ya sea que concursas para un proyecto o que estás buscando consultores y/o capacitadores) implican el uso de términos de referencia (TOR por sus siglas en inglés “Terms of Reference”). Entender o redactar los términos de referencia para presentar el mejor proyecto o buscar al mejor candidato es fundamental y útil.

Los términos de referencia buscan resumir las preguntas básicas de qué, cómo, dónde, quién, cuándo de un proyecto. Es una manera de resumir los resultados deseados y como suponemos que pueden ser el proceso para llegar a ellos. De hecho muchos financiadores siempre incluyen un apartado de sugerencias o recomendaciones, porque quieren evaluar tu conocimiento del tema, identificar áreas de oportunidad, considerar innovaciones en el proceso y sobretodo aprender del mismo proceso.

 

Estructura de los Términos de Referencia

Comparando varios términos de referencia de organizaciones o instituciones con las cuales hemos trabajado la estructura básica es la siguiente:

  • Nombre del proyecto
  • Justificación / Introducción / Antecedentes
  • Objetivo General
  • Objetivos Específicos
  • Periodo de Ejecución
  • Alcance Temático / Geográfico
  • Cronograma de Actividades y Fechas de Entrega
  • Productos Esperados y Formatos de Entrega
  • Estructura de los Productos (índice, formato y calidad del contenido)
  • Monto / Forma / Plazo de Pago
  • Perfil del Consultor / Capacitador
  • Criterios / Procedimiento de Selección

 

Usando esta estructura básica tu puedes integrar tus términos de referencia. El ejercicio de alimentar cada uno de los apartados te ayuda a clarificar tus resultados y productos deseados en el tiempo y presupuesto que tienes disponible. En el caso de que tengas que presentar una propuesta puedes usar la mayoría de estos apartados para presentar una idea ordenada, coherente y digerible para tu financiador o cliente, lo cual ya genera una positiva impresión.

Los términos de referencia te ayudan a integrar al mejor equipo de trabajo para tu proyecto de consultoría

Los términos de referencia te ayudan a integrar al mejor equipo de trabajo para tu proyecto de consultoría

 

Ventajas y Desventajas de los Términos de Referencia

Los términos de referencia tienen sus ventajas y desventajas. Por un lado, las ventajas incluyen que se describe el resultado mínimo deseado, permite evaluar el costo – beneficio / esfuerzo – remuneración del proyecto, y encontrar al perfil de consultor o capacitador idóneo. Por el otro lado, las desventajas es que “lo que no se incluya no se hará” cuando puede ser que el proyecto cambie, requiera un esfuerzo extra o algunas condiciones hayan cambiado y se deban hacer ajustes. En mi experiencia puede generar el efecto del “mínimo esfuerzo” y la respuesta del “no me pidas más”, por lo cual debes buscar ser suficientemente específico, pero no tanto que impida solicitarle a tu equipo un esfuerzo mayor.

Nosotros presentamos proyectos guiados por términos de referencia, algunas veces el financiador no tiene claros los términos de referencia y les hemos ayudado a desarrollarlos, y en todas nuestras subcontrataciones generamos términos de referencia para buscar y contratar a los consultores y capacitadores ideales para el trabajo o proyecto.

 

En resumen, considero que la herramienta de términos de referencia es fundamental para que ambas partes tengan mayor claridad de las expectativas del cliente, y se resuelvan las dudas del contratista. Es un insumo fundamental para desarrollar y/o complementar un contrato laboral de corto plazo. Generando con esto mayor certidumbre a todos los involucrados.

¿Qué opinas? ¿Tu has utilizado otra estructura de términos de referencia? ¿Tienes alguna sugerencia?

 

Autor

Allan Rhodes es Coordinador General y Community Manager de Ecoturismo Genuino, una Comunidad Virtual de Consultores en Ecoturismo. Padre de tres niños, consultor, conferencista y emprendedor.

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